8 načinov za varno tiskanje s Canonovimi tiskalniki

Rešitve za varno tiskanje so bistvene v sodobnem delovnem okolju. Želja po hibridnih delovnih okoljih in bolj smiselnih mobilnih rešitvah še naprej zahteva varnost omrežij in njihovih povezanih naprav, vključno s tiskalniki.

Večnamenski tiskalnik je vedno središče pisarniškega dela ne glede na to, ali se uporablja za tiskanje računov, kopiranje pogodb ali skeniranje občutljivih dokumentov. Če je dostopen več uporabnikom na več lokacijah, je poslovanje bolj priročno, hkrati se pa povečujejo tveganja kibernetske varnosti.

Kako lahko izdelate kopije, ko jih potrebujete, hkrati pa tudi zaščitite zaupne informacije in ohranite splošno varnost podatkov?

Kot pojasnjuje strokovnjak za trženje izdelkov družbe Canon Europe Zubair Rahim, ponujajo najnovejši tiskalniki serij Canon MAXIFY in PIXMA številne funkcije varnega tiskanja. "Če uporabljate enega od tiskalnikov iz serije MAXIFY GX, kot so modeli za domače pisarne GX4040 in GX3040, ali modele za majhne pisarne GX5040, GX6040 in GX7040, boste uživali tako v visoki donosnosti kot tudi v visoki stopnji varnosti tiskanja," pravi.

Skladnost z uredbo GDPR in drugimi predpisi o varstvu podatkov pomeni, da morajo podjetja po vsem svetu zagotoviti varnost in zasebnost osebnih podatkov. V tem primeru tiskalniki predstavljajo potencialno ranljivost z možnostjo nepooblaščenega dostopa do zaupnih podatkov. Čeprav je to bolj odvisno od postopkov in ne od strojne opreme, ki jo uporabljajo podjetja, je v Canonove najnovejše tiskalnike vgrajenih več funkcij, ki izboljšajo varnost tiskanja in zmanjšajo tveganje kršitve zahtev o varstvu podatkov.

Tukaj poudarjamo ključne korake, ki jih lahko opravite, da zagotovite varno tiskanje in zaščito občutljivih dokumentov.

• Varno tiskanje iz oblaka in skeniranje v oblak prek storitve Cloud Link
• Nastavite skrbniško geslo
• Čim bolj izkoristite daljinski uporabniški vmesnik
• Nadzorujte dnevnik opravil
• S samodejnimi posodobitvami vdelane programske opreme okrepite varnost
• Aktivirajte opomnik za odstranitev izvirnika
• Dodajte vodni žig s tiskanjem žiga/ozadja
• Varno tiskajte s šifriranjem TLS 1.3

Obstaja veliko tveganj, povezanih z ohranjanjem občutljivih podatkov v namiznem računalniku ali prenosniku. Naprava je lahko ukradena ali so vanjo vdrli, strojna oprema za shranjevanje podatkov pa se lahko pokvari ali poškoduje. Shranjevanje podatkov in dokumentov v oblaku zagotavlja dodatno zaščito ter omogoča varno tiskanje iz priljubljenih storitev v oblaku in skeniranje vanje prek programa Canon PIXMA/MAXIFY Cloud Link.

"Do storitve Cloud Link lahko dostopate prek tiskalnikovega zaslona, če ga tiskalnik ima, ali prek programa Canon PRINT v pametnem telefonu," pojasnjuje Zubair. "Organizacije lahko hranijo dokumente v centraliziranem računu v skupni rabi v storitvah Google Drive™, Dropbox™, Evernote® in Microsoft OneDrive®, zato vam kopij ni več treba shranjevati lokalno."

Storitev Google Učilnica™ je zdaj vključena tudi v storitev Cloud Link, ki učiteljem in učencem omogoča tiskanje dokumentov v skupni rabi in skeniranje neposredno iz tiskalnika v mapo Google Drive.

Preprosta in priročna možnost je nastavitev skrbniškega gesla za omejitev nepooblaščenega dostopa do tiskalnika v omrežnih tiskalnikih Canon MAXIFY in PIXMA. Skrbnik lahko v tiskalniku konfigurira do 20 pooblaščenih uporabnikov, od katerih lahko vsakemu dodelite posamezno geslo. Zaslon brez gesla ostane zaklenjen. Tako boste zagotovili, da tiskalnika ne bo mogel uporabljati ali ga spreminjati nihče, ki samo pristopi do tiskalnika. "To je še posebej uporabna varnostna funkcija za tiskalnike, ki se nahajajo v javnem prostoru," pravi Zubair. "To pomeni, da lahko nastavite vse nastavitve omrežja Wi-Fi in omrežja LAN ter jih zaklenete s skrbniškim geslom.

"Lahko nadzirate, kaj lahko dovoljeni uporabniki naredijo. Kopiranje lahko na primer omejite na samo črno-belo ali omejite funkcije skeniranja, kot je skeniranje na pogon USB (če je na voljo) ali dostop do oblaka prek zaslona tiskalnika."

Poleg tega, da v samem tiskalniku omogoča funkcije varnega tiskanja, lahko s Canonovim oddaljenim uporabniškim vmesnikom napravo in uporabnike upravljate na daljavo.

Do oddaljenega uporabniškega vmesnika lahko dostopate neposredno prek spletnega brskalnika ali programa Canon PRINT. Omogoča konfiguriranje nastavitev tiskalnika, izvajanje vzdrževalnih opravil in predvsem spreminjanje gesel, omejitev dostopa in konfiguriranje protokolov za preverjanje pristnosti varnosti tiskalnika.

"Vse te protokole je mogoče upravljati prek oddaljenega uporabniškega vmesnika," doda Zubair. "Spremeniti je mogoče tudi nastavitve za storitev AirPrint in Bonjour ter načine, kako lahko uporabniki dostopajo do tiskalnika. To je lahko uporabno, če ste na določeni lokaciji, ne glede na to, ali je to pisarna ali dom, in želite, da tiskalnik uporabljajo samo uporabniki na tej lokaciji, omejite lahko dostop do naslova IP in dovolite, da se z napravo povežejo samo poznani in zaupanja vredni naslovi IP."

Če ste skrbnik ali glavni uporabnik tiskalnika in sumite, da nekdo napačno uporablja napravo ali nedovoljeno dostopa do nje, lahko to opazite z uporabo dnevnika opravil tiskalnika.

"To je preprosta zgodovina tiskalnih opravil, ki omogoča sledenje nenavadnemu načinu tiskanja," pojasnjuje Zubair. "Če torej obstaja neobičajno število opravil tiskanja ali če se izvajajo v času, ko veste, da tiskalnika naj ne bi nihče uporabljal, lahko (če ste nastavili skrbniško geslo) dostopate do zaslona za prijavo v opravilo na tiskalniku."

Posodabljanje vdelane programske opreme v pametnem telefonu, tabličnem ali osebnem računalniku je običajen del sodobnega življenja, za tiskalnike pa so včasih na voljo tudi različne posodobitve.

Prej ste za namestitev najnovejše vdelane programske opreme morali slediti pozivom na zaslonu ali preveriti različico vdelane programske opreme tiskalnika v sami napravi. Posodobitev lahko opravite tudi ročno z oddaljenim uporabniškim vmesnikom ali s preverjanjem Canonovega spletnega mesta za podporo, da preverite, ali je bila izdana nova različica.

"Nekateri najnovejši tiskalniki , kot sta Canon MAXIFY GX3040 in Canon MAXIFY GX4040, imajo samodejne posodobitve vdelane programske opreme," poudarja Zubair. "Ti modeli zagotavljajo, da so nameščene najnovejše posodobitve."

Varovanje občutljivih informacij je pomembno pri uporabi skenerja ali funkcije kopiranja vsestranskega tiskalnika. Hitro se zgodi, da nehote na steklu pustite dokument, ki ga na primer pozneje najde nepooblaščena oseba.

Če želite odpraviti to težavo, vam številni novi Canonovi večnamenski tiskalniki nudijo možnost, da nastavite opomnik, ki vas bo pozval, da odstranite izvirni dokument.

"Ko omogočite to funkcijo," pojasnjuje Zubair, "se bo približno eno minuto po skeniranju ali kopiranju na zaslonu tiskalnika prikazal poziv in zvočno opozorilo, če ste dokument pustili na plošči."

Funkcija tiskanja žiga/ozadja pri modelih serije tiskalnikov Canon PIXMA in MAXIFY zagotavlja dodatno varnost, če tiskate zaupne dokumente.

"Skoraj kot bi na dokumentu uporabili vodni žig," pravi Zubair. "Funkcija Žiga omogoča tiskanje zelo svetlega besedila ali bitnega žiga za podatki dokumenta. Na primer lahko izberete datum, čas ali uporabniško ime, ki omogoča, da označite občutljivo naravo dokumenta ter sledite manjkajočim kopijam."

Najnovejša različica šifrirnega protokola TLS (Transport Layer Security) je hitrejša ter zagotavlja izboljšano varnost pri povezavi tiskalnika in usmerjevalnika. Družba Canon je uvedla podporo za TLS 1.3 pri Canonovih tiskalnikih MAXIFY GX4040 in GXG3040.

"Prejšnja različica TLS 1.2 je še vedno varna in je najpogosteje uporabljen šifrirni protokol v omrežjih," potrjuje Zubair, "vendar v naše naprave uvajamo različico TLS 1.3, da bi zagotovili skladnost z boljšim šifriranjem, s katerim so opremljene sodobne naprave."

"Za razliko od številnih praktičnih funkcij varnega tiskanja, ki smo jih uvedli pri modelih MAXIFY in PIXMA, nekateri uporabniki morda ne bodo opazili niti funkcij, kot sta šifriranje za zaščito podatkov TLS 1.3 in podpora za WPA3, ki omogočajo izboljšanje povezljivosti in zaščite omrežja pred varnostnimi tveganji, kot sta prisluškovanje in prevara. Vendar te dodatke dodajamo v ozadje, da zagotovimo varnejše tiskanje."

V teh časih, ko smo vedno povezani, je pomembno zagotoviti zaščito občutljivih podatkov. Varnostne funkcije in funkcije Canonovih tiskalnikov zagotavljajo, da je tiskanje čim bolj varno in da so podatki v natisnjenih dokumentih varni.



Avtor: Marcus Hawkins