Do enostavnega reševanja reklamacijskih zahtevkov z rešitvijo Therefore v podjetju Avtera

Reklamacije so sestavni del vsakega poslovnega procesa, z njimi pa se je potrebno soočiti na konstruktiven način. Tudi v sicer zelo uspešnem podjetju Avtera se mesečno srečujejo s približno petdesetimi reklamacijskimi zahtevki. V preteklosti so zahtevki prihajali po različnih kanalih in od različnih deležnikov. Posledično je bilo težko vzdrževati ažuren in celovit pregled nad njihovim stanjem.

Informacijsko razpršenost, ki je pogosto rezultirala v zamudah pri reševanju vlog, spregledanim zahtevkom in občasni finančni škodi, je uspešno rešil Canonov dokumentni sistem Therefore. 

Glavne zahteve:

• Enostaven in pregleden sistem,
• možnost prevzema zahtevkov med zaposlenimi,
• natančno definirane faze reklamacijskega postopka in celosten pregled.

V roku enega meseca so v podjetju s pomočjo dokumentnega sistema Canon Therefore dosegli spremembe, ki so vodile do celostne izboljšave delovnega procesa. Poleg ključnih zahtev po poenostavitvi in ureditvi sistema za reševanje reklamacij, Therefore z namenom še boljše poslovne izkušnje omogoča tudi:

• Integracijo z rešitvami Microsoft Office in OCR-skenerjem za optično prepoznavanje znakov,
• oblikovanje strukturirane forme razpršene korespondence.

Prednosti rešitve Therefore so se pokazale že kmalu po implementaciji:

• Sledljivost in preglednost nad vsemi elementi reklamacijskih zahtevkov,
• lažja komunikacija s strankami, 
• boljša odzivnost in učinkovitost, 
• zaradi preglednosti nad zahtevki ne prihaja več do zamud pri pomembnih reklamacijskih rokih.

Avtera je s pomočjo rešitve Therefore vzpostavila učinkovito platformo, vendar pa to še zdaleč ni zaključena zgodba. Glavni cilj je, da bi platformo uporabili za upravljanje številnih letnih pogodb in urejanje dokumentacije javnih razpisov. Novih izzivov in možnosti za razvoj tako zagotovo ne bo zmanjkalo.