Varnost informacij je še vedno v središču pozornosti – v medijih, v javni zavesti in, kar je najpomembnejše, v tem, kako podjetja porabijo svoje proračune za IT. Podatki in dostop do teh podatkov so pomembna tarča za storilce kaznivih dejanj.

Vendar spremembe v načinu dela korenito vplivajo na varnostno okolje. Vse več organizacij uporablja hibridni delovni model, ki delavcem omogoča fleksibilno selitev med lokacijami: od osrednje pisarne do skupnega delovnega prostora, do domače pisarne in celo "na poti", ko se premikajo iz enega delovnega prostora v drugega.

Čeprav ta novi način dela ponuja veliko prednosti, je zaradi hibridnega in oddaljenega dela upravljanje varnosti informacij bolj zapleteno. A ti izzivi niso nepremagljivi, če imate na voljo pravo tehnologijo in podporo.

Spodaj predstavljamo štiri pogosto zastavljena vprašanja organizacij v hibridnem delovnem okolju, ter razložimo, kako lahko družba Canon pri tem pomaga.

Ne glede na to, ali vzpostavljate hibridno delovno okolje ali pa želite le optimizirati obstoječe, mora biti varnost na prvem mestu. Vendar je običajno, da se organizacije lotijo teh ciljev ločeno, pri čemer najprej vlagajo v tehnologijo, da omogočijo hibridno delo in nato zagotovijo razširjeno delovno okolje. Organizacije lahko prihranijo čas in se izognejo "dvakratnemu plačilu" tako, da natančno proučijo varnostne zmogljivosti hibridnih rešitev, preden jih sprejmejo.

Pri družbi Canon smo varnost postavili na prvo mesto pri vsem, kar počnemo, od vgrajene zaščite pred kibernetskimi tveganji v naši strojni in programski opremi do našega obsega, izvajanja in zagotavljanja rešitev. Podjetje Quocirca je družba Canon prepoznalo kot vodilno podjetje na področju varnosti tiskanja in dokumentov¹, zato ste lahko prepričani, da je varnost informacij v središču rešitve, ko sodelujete z družbo Canon za optimizacijo hibridne delovne nastavitve.

Pomembno je, da razmislite o tem, kako bodo informacije tekle po delovnih okoljih vaše organizacije, ne glede na to, ali gre za ustvarjanje, skupno rabo, shranjevanje ali brisanje dokumentov; vsaka od teh točk predstavlja potencialno šibko točko. Ena od prednosti našega ozadja pri upravljanju dokumentov in informacij je, da zagotavljamo strokovno znanje v celotnem življenjskem ciklu informacij.

Naš ekosistem, ki vključuje strojno opremo, programsko opremo in storitve, je zasnovan tako, da celovito ščiti vaše podatke na vseh stopnjah, kadar koli in kjer koli delate. Naši izdelki strojne opreme skupaj z našimi poslovnimi rešitvami zagotavljajo vdelano varnost s funkcijami, kot so šifriranje podatkov, beleženje dejavnosti, varen dostop do dokumentov v oblaku in preverjanje pristnosti uporabnika, da lahko dokumente natisne ali do njih dostopa samo uporabnik, za katerega so bili namenjeni.

Naše rešitve za upravljanje dokumentov pa pomagajo podpirati prizadevanja vaše organizacije z zagotavljanjem varnega arhiva in platforme za sodelovanje za informacije vašega podjetja. Naše pametne rešitve lahko prepoznajo skupne dokumente in uporabljajo samodejne varnostne pravilnike za omejitev dostopa, zato lahko določene informacije vidijo le prave osebe.

Uveljavljanje varnostnih politik ne bi smelo zahtevati prisotnosti IT-ekip. Vendar pa so organizacije morda zaskrbljene, kako zagotoviti, da se zaposleni na daljavo držijo najboljših praks, ne da bi ustvarili veliko delovno obremenitev za IT-ekipe in frustracije za zaposlene z mikroupravljanjem.

Vsaka organizacija bo imela koristi od izobraževanja zaposlenih o tem, kako ohraniti varnost svojih podatkov in o razlogih za vzpostavljene pravilnike. Vendar bi moral biti bolj formaliziran in dosleden način uveljavljanja varnosti še posebej pomembna prednostna naloga za vsako podjetje, ki deluje v hibridnem okolju.

Naše rešitve za upravljanje informacij v oblaku, vključno s storitvijo Therefore Online in sodelovanjem na delovnem mestu v oblaku z avtomatiziranim postopkom, zaposlenim zagotavljajo strukturiran in varen način za dostop do dokumentov, njihovo shranjevanje in skupno rabo. Ker gre za rešitve v oblaku, zaposlenim omogočajo dostop do dokumentov, kjer koli že so. Vendar pa vgrajena, nevsiljiva varnost zagotavlja pravila, ki uporabnikom preprečujejo uvedbo novih varnostnih šibkih točk.

Nadzor dostopa na primer delavcem preprečuje odpiranje občutljivih dokumentov brez dovoljenja, avtomatizacija, vgrajena v vsako rešitev, pa zagotavlja, da so dokumenti na vsaki stopnji poteka dela usmerjeni neposredno na pravega zaposlenega.

Podjetje Gartner je ugotovilo, da je uporaba osebnih naprav in informacijske tehnologije v senci še vedno pogosta pri oddaljenih delavcih, saj več kot polovica zaposlenih priznava uporabo aplikacij za sodelovanje ali spletnih storitev, ki jih njihovo podjetje ne sankcionira². Premislite, zakaj bi izbrali neodobrene tehnologije. Odgovor je običajno en od dveh razlogov.

Zaposleni lahko pri delu zunaj pisarne, morda doma ali na poti z lastno napravo, uporabijo orodja, ki jih uporabljajo v vsakodnevnem življenju, preprosto iz navade in ker vedo, kako delujejo. Morda se ne zavedajo tveganj, ki bi jih lahko prinesla uporaba teh orodij, zato je najboljša strategija za reševanje tega vedenja izobraževanje in usposabljanje.

Lahko pa se zaposleni obrnejo na ta orodja, ker imajo težave s tistimi, ki jih zagotavlja podjetje. Morda so počasna, zapletena ali imajo otežen dostop izven podjetja.

Zagotavljanje orodij je pomembno, vendar pa je njihovo sprejetje odvisno od tega, ali so preprosta za uporabo. Pri družbi Canon to vedno upoštevamo pri oblikovanju rešitev. Sodelovanje na delovnem mestu v oblaku z avtomatiziranim postopkom in storitev Therefore Online omogočata zaposlenim, da preprosto delajo s svojimi dokumenti v realnem času, kjer koli že so, iz katere koli odobrene naprave in brez motečih zamud. Najpomembnejše pa je, da zagotavljajo tudi dejansko in končno varnost dokumentov. Skupaj z našimi izdelki strojne opreme zagotavljamo zaprto zanko, ki zagotavlja varnost v vsakem trenutku.

Vemo, da varnost informacij večinoma ni preprosta. Organizacijam želimo omogočiti, da sprejmejo model delovanja, ki jim ustreza, ne da bi bili pri tem zaskrbljeni zaradi ogrožanja varnosti ali informacij.

Sodelovanje z zaupanja vrednim partnerjem lahko olajša delo vaše ekipe in vam zagotavlja podporo pri ocenjevanju varnostnih tveganj v IT-infrastrukturi, s čimer lahko predvidite šibke točke in zgradite tehnološki ekosistem, ki ščiti pred njimi, ne glede na to, kje je delovna sila.