Način dela se hitro spreminja. Podjetja, ki so do nedavnega v celoti poslovala v pisarni, vedno bolj raziskujejo več možnosti za svojo delovno silo.

Na podlagi pogovorov s svojimi strankami smo opredelili štiri pogoste vrste delovnih prostorov, ki jih uporabljajo podjetja po vsej Evropi, pogosto v kombinaciji kot "hibridno" postavitev. To so "središče znotraj podjetja" (osrednja pisarna ali podružnica), "središče znotraj skupnosti" (kot je skupni delovni prostor), "središče znotraj doma" (ki označuje delo na domu) in "mobilno središče" (delo na poti).

Vendar prilagajanje hibridnemu načinu dela ni vedno preprosto. Pri ekipah, ki delajo z različnih lokacij, je ključnega pomena, da imajo podjetja vzpostavljen zanesljiv načrt za vzdrževanje varnega in učinkovitega poslovanja.

V spodnjem članku je navedenih pet nasvetov, ki bodo pomagali vsakemu podjetju, ki želi prevzeti hibridni način dela, da bo to dobro delovalo že od samega začetka.

Platforme v oblaku zagotavljajo enotno okolje za skupno delo ekip, deljenje podatkov in sodelovanje ne glede na njihovo lokacijo. S prenosom delovnih obremenitev, platform in infrastrukture v oblak lahko začnete ločevati delovno silo od katerega koli določenega delovnega prostora – in če na kraju samem nimate infrastrukture za upravljanje in vzdrževanje, lahko vaše podjetje teoretično deluje v celoti virtualno.

Ko vaša organizacija sprejme tehnologije v oblaku, lahko izkoristite tudi aplikacije, ki so zasnovane tako, da ekipam olajšajo hibridno delo. Vemo na primer, da morajo imeti zaposleni za učinkovito delo dostop do dokumentov, ki jih vsakodnevno uporabljajo, in možnost interakcije z njimi. Zato smo ustvarili storitve, kot je sodelovanje na delovnem mestu v oblaku z avtomatiziranim postopkom, ki organizacijam omogoča dostop do celotnih dokumentov in njihovo upravljanje prek oblaka, kar ekipam omogoča, da nadaljujejo delo kot običajno s katere koli lokacije.

Ne glede na to, ali ste že na poti, da postanete pripravljeni na oblak, ali pa še niste začeli, vam lahko še vedno pomagamo optimizirati vaše hibridne delovne prostore. Pri družbi Canon namreč ponujamo rešitve na način, ki ustreza vam, ne glede na to, ali gre za lokalno uporabo, uporabo prek oblaka ali kombinacijo obojega.

Ali ste že proučili, kako se bodo vaši poteki dela prilagodili hibridnemu delovnemu modelu? Začnite tako, da jih začrtate; kako so trenutno odvisni od srečanj v živo ali lokacije? Da bodo vaši poteki dela učinkoviti pri hibridnem modelu, morajo teči ne glede na to, kje so vaši zaposleni, kar pomeni, da se ti koraki preselijo v digitalni postopek, ki ga podpira tehnologija poteka dela.

Načrtovanje in izvajanje digitalne tehnologije poteka dela sta lahko zapletena in draga, zaradi česar se je težje prilagoditi hibridnemu delu, zlasti za manjša podjetja z omejenimi finančnimi sredstvi. Vendar smo s sodelovanjem na delovnem mestu v oblaku z avtomatiziranim postopkom svoje strokovno znanje uporabili za predhodno konfiguriranje običajnih poslovnih potekov dela za vas, od obdelave računov do upravljanja pogodb, do katerih lahko dostopate neposredno iz Canonove strojne opreme. To pomeni, da so koraki v poteku dela za digitalne dokumente, kot so pravila za odobritev, skupno rabo in zadržanje, predhodno konfigurirani, kar prihrani čas in denar pri nastavitvi hibridnih delovnih prostorov.

Če delovno silo preselimo izven pisarn podjetja, bomo seveda ustvarili nove varnostne šibke točke, zlasti v primerih, ko se informacije posredujejo v organizacijo in iz nje. Pomembno je, da ugotovite, katera so vaša najbolj dragocena informacijska sredstva, in nato razmislite o vprašanjih, kot so: kako jih bodo ekipe uporabljale, ko bodo delale z drugih lokacij? Katere varnostne zaščite bodo vzpostavljene za preprečevanje naključnih ali zlonamernih kršitev teh informacij? Pomembno je, da v organizaciji vzpostavite stroga pravila o najboljših praksah in tako delavcem preprečite uvajanje šibkih točk. Potrebujete pa tudi tehnologijo, ki zagotavlja notranjo varnost za zaščito zaposlenih pri vsakdanjem delu. Zato je bistveno, da upoštevate in pregledate moč varnosti, ki jo zagotavljajo rešitve, ki jih želite uporabiti za hibridno delo.

Pri razvoju storitve sodelovanja na delovnem mestu v oblaku z avtomatiziranim postopkom je bila varnost na prvem mestu. Celovita storitev upravljanja informacij ne izboljšuje le izkušenj zaposlenih s hibridnim delom, temveč je tudi vključena v vse faze življenjskega cikla dokumenta. Pravilniki za dostop do dokumentov se na primer samodejno uporabijo, ko je dokument skeniran, informacije, shranjene v osrednji shrambi dokumentov, pa varno ščiti platforma Microsoft Azure.

Naše rešitve in storitve za upravljanje dokumentov delujejo skupaj z našo strojno opremo in vašemu podjetju zagotavljajo zanesljivo zaščito. Naše naprave so izdelane tako, da so po zasnovi varne in ponujajo številne funkcije in možnosti za zaščito dokumentov, od vgrajene programske opreme McAfee Embedded Control do preverjanja pristnosti uporabnika.

Ključ do vzpostavitve uspešnega hibridnega delovnega modela je celosten pregled vseh delovnih lokacij. Noben delovni prostor ni otok; ekipe bodo morale še vedno nemoteno sodelovati na daljavo. Zato ne gre le za iskanje tehnologije, ki ustreza vsaki lokaciji, temveč tudi za tehnologijo, ki deluje skupaj. Premislite, ali ste preizkusili tehnologije, ki jih nameravate uporabljati. So zasnovane za preprosto integracijo? Ali pa bodo potrebovale stalno posredovanje IT-ekipe, da bodo še naprej delovale skupaj? Integracija rešitev je eno od najbolj zapletenih vprašanj, s katerimi se lahko soočajo IT-ekipe, zato je to pomemben vidik.

Pri družbi Canon oblikujemo vso našo strojno opremo in rešitve za skupno delo, pri čemer olajšamo upravljanje hibridnih delovnih prostorov za IT-ekipo. Naše rešitve za upravljanje dokumentov in informacij delujejo skupaj z našimi napravami, da olajšajo integracijo in vam omogočajo, da povečate ali prilagodite zmogljivosti, ko se vaše potrebe spreminjajo.

Prilagajanje razvijajočim se načinom dela ni lahko, vendar hitrost ne sme biti pomembnejša od dobrega načrtovanja. Ponovno načrtovanje, kako naj deluje vaše podjetje, da bo varno, sodelovalno in učinkovito, ko so ekipe razporejene, je lahko naporno. Namesto da bi se tega lotili sami, vam lahko družba Canon ponudi izkušeno partnerstvo, ki vam bo zagotavljalo podporo na celotnem potovanju, tako s prehodom na hibridno delo kot s stalno optimizacijo, pri čemer bo oblikoval model, ki bo zagotovil trajnostno hibridno delo z najboljšimi praksami.